การใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงาน

 การใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงาน

ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์เป็นลำดับตามขั้นตอนของการทำงานชุดคำสั่งเหล่านี้ได้จัดเตรียมและทำขึ้นก่อน

แล้วนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์อ่านชุดคำสั่งแล้วทำงานตาม ซอฟต์แวร์จึงหมายถึง การสั่งการให้คอมพิวเตอร์

กระทำตามขั้นตอนและแผนงานต่าง ๆ ตามเงื่อนไขและข้อตกลงที่ได้ดำเนินการหรือจัดเตรียมไว้แล้ว ซอฟต์แวร์จึงเป็นผลที่มนุษย์จัดทำขึ้น

และคอมพิวเตอร์จะทำงานตามกรอบของซอฟต์แวร์ที่วางไว้แล้วเท่านั้

          งานที่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ งานที่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงาน ปกติจะเป็นงานที่ทำซ้ำ ๆ กัน งานเกี่ยวกับการคิดคำนวณ งานที่ต้องการความรวดเร็วและความถูกต้องสูง งานที่มีผลลัพท์และกฏเกณฑ์ค่อนข้างแน่นอน งานที่ทำงานอัตโนมัติต่าง ๆ ตัวอย่างของงาน ที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ เช่น งานด้านวิทยาศาสตร์และวิศวกรรม งานการจัดการข้อมูล งานด้านการติดต่อทางไกล งานกราฟิก งานด้านการจำลองสถานการณ์เช่นการฝึกบิน การด้านการลงทุนและการเงิน งานด้านความบันเทิง การควบคุมเครื่องจักรกลอัตโนมัติ กึ่งอัตโนมัติ บุคลากรคอมพิวเตอร์ คนที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์นอกจากผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป แล้ว ยังอาจแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม 

          1. กลุ่มบุคลากรทางด้านผู้ผลิตฮาร์ดแวร์ เช่น นักออกแบบคอมพิวเตอร์ วิศวกรคอมพิวเตอร์ ช่างเทคนิคคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงบุคลากรอื่น ๆ ในบริษัทผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ เช่น ผู้จัดการ พนักงานต่าง ๆ 

          2. กลุ่มบุคลากรทางด้านผู้ผลิตซอฟต์แวร์ เช่น นักวิเคราะห์ระบบ นักเขียนโปรแกรม นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงบุคลากรอื่น ๆ ในบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ เช่น ผู้จัดการ พนักงานต่าง ๆ 

          3. กลุ่มบุคลากรสนับสนุนและบริการ เช่น ทำงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ต่าง ๆ เช่น ผู้ประมวผลข้อมูล ช่างซ่อมคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์ระบบงานเพื่อใช้คอมพิวเตอร์ ผู้ผลิตผลงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงบุคลากรอื่น ๆ ในบริษัทผู้ให้บริการทางด้านคอมพิวเตอร์ เช่น ผู้จัดการ พนักงานต่าง ๆ ภาษาคอมพิวเตอร์ ภาษาคอมพิวเตอร์ เป็นภาษาที่สำหรับเขียนเป็นคำสั่งเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงาน จัดเป็นภาษาประดิษฐ์(artificial language) ก็คือภาษาที่มนุษย์สร้างขึ้น มีจุดมุ่งหมายเฉพาะ มีกฏเกณฑ์ตายตัวและจำกัด มีการตีความหมายที่ชัดเจน มีรูปแบบเป็นทางการ ภาษาคอมพิวเตอร์แบ่งเป็น 3 ระดับ 

          1. ภาษาเครื่อง(machine language) เป็นภาษาที่ขึ้นกับฮาร์ดแวร์ของคอมพิวเตอร์แต่ละระบบ เขียนอยู่ในรูปรหัสของเลขฐานสอง คือ ประกอบด้วยเลข 0 และ 1 นำมาเขียนเรียงกัน ประโยคคำสั่งภาษาเครื่องจะประกอบด้วยส่วนที่ระบุให้คอมพิวเตอร์ทำอะไร และส่วนที่ระบุแหล่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ทำงานตามคำสั่ง

          2. ภาษาระดับต่ำ(low-level language) หรือภาษาแอสเซมบลี เป็นภาษาที่มีลักษณะใช้ตัวอักษรมาเรียงกันเป็นคำ แทนการใช้เลขฐานสอง โดยคำที่กำหนดขึ้นจะมีความหมายที่สามารถเข้าใจและจำได้ง่าย เป็นคำสั้น เช่น ADD หมายถึง การบวก ฯลฯ ภาษาแอสเซมบลีนี้ก็ขึ้นกับฮาร์ดแวร์ และต้องแปลเป็นภาษาเครื่องก่อนเครื่องคอมพิวเตอร์จึงจะสามารถรับรู้และทำงานตามคำสั่งได้ เพราะเครื่องจะรับรู้เฉพาะภาษาที่เป็นเลขฐานสอง ตัวแปลภาษาแอสเซมบลีให้เป็นภาษาเครื่องเรียกว่า แอสเซมเบลอร์ (Assembler) 

          3. ภาษาระดับสูง(high-level language) เป็นภาษาที่พัฒนาในยุคต่อ ๆ มา พยายามให้ไม่ขึ้นกับฮาร์ดแวร์ หรือดัดแปลงเล็กน้อยก็สามารถนำไปใช้กับคอมพิวเตอร์ระบบอื่นได้ และพยายามให้ใกล้เคียงกับภาษาธรรมชาติของมนุษย์ ภาษาระดับสูงนี้สั่งคอมพิวเตอร์โดยตรงไม่ได้ต้องแปลเป็นภาษาเครื่องก่อนตัวแปลภาษาระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่อง แบ่งได้เป็น 2 แบบ คือ

อินเทอร์พรีเตอร์ (interpreter) จะแปลทีละคำสั่งและสั่งให้เครื่องทำงานทันทีทีละคำสั่งจนจบงาน

คอมไพเลอร์ (compiler) จะแปลทุกคำสั่งเก็บไว้เป็นแฟ้ม และเมื่อเรียกแฟ้มขึ้นมาก็สั่งให้เครื่องทำงานตามคำสั่งในแฟ้มภาษาเครื่องนั้น ดังนั้นการทำงานด้วยคอมไพเลอร์จึงเร็วกว่าอินเทอร์พรีเตอร์ 

ภาษาระดับสูงมีหลายภาษา เช่น ภาษาซี ภาษาปาสคาล ภาษาเบสิก ภาษาจาวา ภาษาโปรลอก ภาษาโลโก ฯลฯ

          ซอฟต์แวร์ คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีผู้พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานกับคอมพิวเตอร์ ซึ่งใช้ภาษาของพิวเตอร์เขียนขึ้น 

ถ้าแบ่งตามสภาพการทำงานแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

          1. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software)

          คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการจัดการระบบคอมพิวเตอร์ โดยดำเนินงานพื้นฐานต่าง ๆ เช่น ด้านอุปกรณ์รับเข้า ส่งออก การดูแลการจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม การเรียกค้นข้อมูล การสื่อสารข้อมูล ฯลฯ เมื่อเราเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ เมื่อมีการจ่ายไฟฟ้าให้เครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมแรกที่สั่งคอมพิวเตอร์ทำงานก็คือซอฟต์แวร์ระบบ ถ้าไม่มีซอฟต์แวร์นี้เครื่องคอมพิวเตอร์จะไม่สามารถทำงานได้ ซอฟต์แวร์อาจเก็บไว้ในรอม หรือในหน่วยความจำสำรอง เช่น ดิสก์เกตต์ ฮาร์ดดิสก์ ซีดี ฯลฯ ซอฟต์แวร์ระบบยังเป็นเครื่องมือในการพัฒนาซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมต่าง ๆ หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์ระบบอาจแบ่งเป็น

                    1.ใช้ในการจัดการหน่วยรับเข้าและหน่วยส่งออก 

                    2. ใช้ในการจัดการหน่วยความจำ

                    3. ใช้เป็นตัวเชื่อมระหว่างผู้ใช้งานกับคอมพิวเตอร์

          ซอฟต์แวร์ระบบ ที่รู้จักกันดี คือ ระบบปฏิบัติการ (Operating System : OS) กับตัวแปลภาษา ระบบปฏิบัติการมีหลายระบบ เช่น ซีพีเอ็ม ดอส โอเอสทู โซลาริส ซิสเต็มเซเวน ยูนิกส์ วินโดวส์ ลีนุกซ์ เน็ตแวร์ ฯลฯ

การใช้งานระบบปฏิบัติการวินโดวส์

ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ เป็นระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้กันมากในเครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน เป็นของบริษัทไมโครซอฟต์ ปัจจุบันรุ่นล่าสุด(ถึง พ.ค. 2545 คือ Windows XP) แต่เป็นซอฟต์แวร์ที่ต้องซื้อ ระบบปฏิบัติการที่สามารถจัดหาได้โดยไม่ต้องเสียเงินก็เช่น ลีนุกซ์ ซึ่งมีของหลายแหล่งผลิต

การใช้งานระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ศึกษาได้มีหนังสือ หรือแหล่งความรู้อื่น ๆ มากมายรวมทั้งคู่มือและ เมนู Help ของโปรแกรมเอง

         2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์

          ซอฟต์แวร์ประยุกต์ คือ ซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นเพื่อประยุกต์กับงานที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์จัดเก็บภาษี 

ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลัง ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์กราฟิก ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เป็นต้น

          การทำงานใด ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์จำเป็นต้องทำงานภายใต้สิ่งแวดล้อมของซอฟต์แวร์ระบบด้วย ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำต้องทำงานภายใต้ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการเอ็มเอสดอสหรือวินโดวส์ เป็นต้น

       http://www3.rn.ac.th/techno/p6.3.jpg

                            ซอฟต์แวร์ประยุกต์จะต้องทำงานภายใต้ซอฟต์แวร์ระบบ 

          ซอฟต์แวร์ประยุกต์ยังแบ่งแยกออกเป็นซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นใช้งานเฉพาะและซอฟต์แวร์สำเร็จ

          1) ซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นใช้งานเฉพาะ คือ ซอฟต์แวร์ที่เขียนตามความต้องการของผู้ใช้หรือเฉพาะงานใดงานหนึ่ง ผู้เขียนต้องเข้าใจงานและรายละเอียดของการประยุกต์นั้นเป็นอย่างดี เช่น ซอฟต์แวร์สำหรับงานจัดเก็บภาษีของกรมสรรพากร ซอฟต์แวร์งานธนาคาร

          2) ซอฟต์แวร์สำเร็จ เป็นซอฟต์แวร์ที่มีบริษัทผู้ผลิตได้สร้างขึ้น และวางขายทั่วไปผู้ใช้สามารถหาซื้อมาประยุกต์ใช้งานทั่วไปได้

เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล

                  ซอฟต์แวร์สำเร็จ ที่ควรรู้จัก และใช้เป็น

                    1. ซอฟต์แวร์ประมวลคำ 

                    2. ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน 

                    3. ซอฟต์แวร์การนำเสนอ

                    4. ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล 

                    5. ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูล

          การพัฒนาซอฟต์แวร์

          การผลิตผลิตภัณฑ์ที่จะต้องใช้วิธีการพัฒนาทางวิศวกรรมไม่ว่าจะเป็นรถยนต์ซี่งเป็นวิศวกรรมเครื่องกล เครื่องโทรทัศน์ซึ่งเป็นวิศวกรรมไฟฟ้า ตลอดไปจนถึงงานการก่อสร้างสะพานหรืออาคารสูงซึ่งเป็นวิศวกรรมโยธา ล้วนต้องมีกระบวนการหรือขั้นตอนพัฒนาและบำรุงรักษาที่ประกอบด้วย

วิธีการต่าง ๆ มากมาย ในงานพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ก็เช่นเดียวกัน จำเป็นต้องมีกระบวนการเชิงวิศวกรรมที่เรียกว่า วิศวกรรมซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาและบำรุงรักษาซอฟต์แวร์อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงตามเวลาและบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ

          การพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ ๆ เช่น ระบบสินค้าคงคลังในงานธุรกิจ ระบบการลงทะเบียนเรียนในมหาวิทยาลัย 

หรือระบบบัญชีลูกหนี้เจ้าหนี้ของบริษัทร้านค้า นับเป็นงานที่ค่อนข้างซับซ้อน มีขอบเขตเกิดกว่าที่สมองของมนุษย์จะจดจำได้อย่างครบถ้วน

ไม่ใช่งานเล็ก ๆ หรือโปรแกรมเล็กๆ สำหรับผู้พัฒนาเพียงคนเดียว จำเป็นต้องอาศัยผู้ร่วมพัฒนาหลายคนทำงานร่วมกันในช่วงเวลาที่ยาวพอสมควร เพราะในระหว่างการพัฒนาอาจมีปัญหาอุปสรรคเกิดขึ้นได้เสมอ เช่น เป้าหมายของระบบอาจมีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมขึ้น หรือ ปัญหาด้านบุคลากรที่ร่วมโครงการอาจมีการสับเปลี่ยนเนื่องจากการเปลี่ยนตำแหน่ง หรือ ย้ายงานใหม่ เป็นต้น

          วิศวกรรมซอฟต์แวร์ ไม่ใช่เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องเฉพาะกับปัญหาเทคนิคของกระบวนการพัฒนาเท่านั้น 

ยังจะรวมไปถึงปัญหาด้านบุคลากรและการควบคุมติดตามโครงการซึ่งในที่นี้จะกล่าวเฉพาะกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์์ 

และระบบซอฟต์แวร์ที่มีการหมุนเวียนใช้งานเป็นวัฎจักรซอฟต์แวร์ ดังรูป

http://www3.rn.ac.th/techno/p06-08.jpeg

                                        วัฎจักรซอฟต์แวร์ 

          ซอฟต์แวร์ที่พัฒนามาแล้ว จะเข้าสู่วัฎจักรของการนำไปใช้งานแล้วนำมาปรับปรุงแก้ไข และย้อนกลับนำมาใช้งานใหม่ 

ตลอดระยะเวลาการใช้งานซอฟต์แวร์นั้น จนกว่าจะมีซอฟต์แวร์ใหม่มาแทนที่ ผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมต่าง ๆ มีวัฎจักรเช่นเดียวกัน เพียงแต่ว่า 

วัฎจักรของผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่การปรับปรุงแก้ไข แต่จะเป็นการซ่อมบำรุงให้ใช้งานต่อไปได้ ซอฟต์แวร์ต่างกับผลิตภัณฑ์ตรงที่ไม่มีส่วนสึกหรอ

          การปรับปรุงแก้ไขซอฟต์แวร์ อาจเกิดขึ้นจากข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์ ที่ยังหลงค้างอยู่ หรือจากข้อกำหนดของเงื่อนไขภายในซอฟต์แวร์

ที่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น การเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดเก็บภาษีของระบบบัญชี ต้องแก้ไขเงื่อนไขในซอฟต์แวร์ใหม่ ตามปกติซอฟต์แวร์ที่พัฒนามาแล้ว

มักมีการปรับปรุงแก้ไขอยู่เสมอ เพราะเป้าหมายความต้องการของผู้ใช้งานมักจะเปลี่ยนแปลงภายหลังการทดลองใช้ไประยะหนึ่ง

          ปัญหาสำคัญของการปรับปรุงแก้ไขซอฟต์แวร์ ส่วนใหญ่จะอยู่ที่ผู้ปรับปรุงแก้ไขเป็นคนละคนกับผู้พัฒนา ดังนั้นผู้ปรับปรุงจะต้องศึกษาโปรแกรมและเอกสารประกอบให้เข้าใจอย่างถ่องแท้เสียก่อนจึงจะสามารถปรับปรุงได้ ซึ่งต้องใช้เวลาพอสมควร และถ้าโปรแกรมและเอกสารประกอบไม่ได้มีรูปแบบโครงสร้างที่ดีพอแล้ว ผู้ปรับปรุงซอฟต์แวร์จะประสบปัญหากับการแก้ไขมากยิ่งขึ้น 

จนบางครั้งต้องพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นใหม่ เหตุการณ์เช่นนี้พบเห็นกันอยู่เสมอ ๆ

          ตามปกติระยะเวลาที่ใช้เพื่อการพัฒนาซอฟต์แวร์จะน้อยกว่าระยะเวลาของการปรับปรุงแก้ไขเพราะเมื่อซอฟต์แวร์นำไปใช้งานแล้วจะมีการย้อนกลับมา

ปรับปรุงแก้ไขได้ตลอดเวลา การปรับปรุงแก้ไขซอฟต์แวร์สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็ว หากมีการเตรียมการตั้งแต่ขั้นตอนการพัฒนาซอฟต์แวร์ โดยพยายามศึกษาวิเคราะห์และออกแบบให้ละเอียดและให้เอื้อต่อการนำไปแก้ไขปรับปรุงได้ง่ายในภายหลัง

10.1 ขั้นตอนการพัฒนาซอฟต์แวร์ 

          การพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ใช้กันทั่วไป จะแบ่งออกเป็นขั้นตอน ดังนี้ การวิเคราะห์ การออกแบบ การเขียนโปรแกรม 

หรือการสร้างชิ้นงานจริง และการตรวจสอบซอฟต์แวร์

          1) การวิเคราะห์ เป็นขั้นตอนแรกของการพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งอาจแบ่งได้เป็นสองตอน ตอนแรกจะเป็นการสำรวจความต้องการ และเหตุผลของการตัดสินใจนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ตอนที่สองจึงเป็นการวิเคราะห์ระบบงานที่ใช้อยู่ปัจจุบัน หากนำระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยงานจะตอบสนองความต้องการได้อย่างไร ข้อมูลที่ใช้และระบบซอฟต์แวร์จะต้องกำหนดได้อย่างเด่นชัด 

ผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ จะทำให้เราได้ชุดของข้อกำหนดของระบบเพื่อนำไปใช้ในการออกแบบซอฟต์แวร์ต่อไป

          2) การออกแบบ ในการออกแบบซอฟต์แวร์ จะเป็นงานพัฒนาทางด้านเทคนิคเพื่อแบ่งแยกงานให้เป็นหน่วยย่อยเรียก มอดูล (module) ที่สามารถแยกจัดการเฉพาะส่วนได้โดยง่าย การนำระบบใหญ่มาแบ่งย่อยเป็นส่วนเล็ก ๆ และสามารถนำมาเชื่อมรวมกันเป็นระบบใหญ่ถือเป็นส่วนสำคัญ

ที่ช่วยให้งานใหญ่สำเร็จลงได้ เพราะการสร้างระบบซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่แต่เพียงลำพัง เป็นเรื่องสุดวิสัยเหนือกำลังของคนคนเดียว การแยกส่วนแบ่งงานกันทำจะทำให้ผู้พัฒนาแต่ละคนสามารถทำงานเฉพาะในส่วนของตนได้ดี ขณะเดียวกันจะง่ายแก่การบำรุงรักษาในอนาคตอีกด้วย

          3) การเขียนโปรแกรมหรือการสร้างชิ้นงานจริง เป็นขั้นตอนของการสร้างหรือเขียนโปรแกรม การสร้างแฟ้มข้อมูลและการพัฒนาฐานข้อมูล การออกแบบซอฟต์แวร์เป็นหน่วยย่อยหลาย ๆ มอดูลทำให้สามารถแบ่งงานเขียนโปรแกรมหรือสร้างชิ้นงานให้กับนักเขียนโปรแกรมหลาย ๆ คนทำพร้อมกันได้

          4) การตรวจสอบซอฟต์แวร์ ขั้นตอนสุดท้ายเป็นการตรวจสอบซอฟต์แวร์ว่าทำงานได้ครบถ้วนตามต้องการหรือไม่ โดยมีการตรวจแก้ไขซอฟต์แวร์เป็นชุดมอดูล และตรวจสอบการทำงานร่วมกันของมอดูลต่าง ๆ ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องพิถีพิถันกระทำการตรวจสอบอย่างละเอียด

          การพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่จำเป็นต้องดำเนินตามขั้นตอนที่กล่าวแล้วข้างต้น เพื่อให้ได้ระบบซอฟต์แวร์ที่สมบูรณ์มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ในทุกขั้นตอนควรเขียนเอกสารประกอบอย่างครบถ้วน เพื่อให้ผู้ร่วมงานคนอื่น ๆ เข้าใจและทำงานร่วมกันได้ 

การใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงานในชั้นเรียน

ในชั้นเรียนมีกิจกรรมที่นักเรียนจะต้องเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อช่วยในการทำงาน ดังนี้

1. การพิมพ์เอกสาร

    การพิมพ์เอกสาร เช่น รายงาน จดหมาย บทความ เป็นต้น นิยมใช้โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing) เช่น 

ไมโครซอฟต์เวิร์ด เวิร์ดสตาร์ และปลาดาว writer เป็นต้น

    โปรแกรมประมวลผลคำมีหลักการ คือ จำลองหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เป็นเหมือนแผ่นกระดาษ มีการกำหนดกั้นหน้า กั้นหลัง ด้านซ้าย-ขวา บน-ล่าง แล้วมีตำแหน่งการพิมพ์บนหน้ากระดาษนั้น ผู้พิมพ์สามารถพิมพ์เอกสารย่อหน้า เว้นวรรค และสร้างภาพประกอบข้อความได้ ลบแก้ไข และคัดลอกเอกสารได้ 

    ดังนั้น ในชั้นเรียนปัจจุบันจึงนิยมใช้คอมพิวเตอร์ในการสร้างงานด้านเอกสารเป็นหลัก 

2. การสร้างตาราง

    การสร้างตารางเป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบเป็นแถวและคอลัมน์เพื่อความสะดวกในการคำนวณหรือประมวลผล เช่น บัญชีรายรับ-รายจ่าย บัญชีเงินเดือน และแฟ้มประวัติบุคคล เป็นต้นโปรแกรมตารางงานเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า Spreadsheet เช่น โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล โปรแกรมปลาดาวตารางงาน และโลตัส เป็นต้น

     หลักการทำงานของโปรแกรมประเภทนี้ คือ การสร้างกระดาษทำการ หรือกระดาษคำนวณขนาดใหญ่ขึ้นมา แล้วแบ่งออกเป็นช่อง ๆ แต่ละช่องสามารถพิมพ์ตัวหนังสือ ตัวเลข สูตรคำนวณต่าง ๆ ดังนั้นการสร้างตารางจึงเหมาะกับงานด้านบัญชี หรือตัวเลขที่นำมาคำนวณประมวลผล

3. การสร้างกราฟ

    กราฟเป็นการนำเสนอข้อมูลในรูปของแผนภาพ ทั้งแบบ 2 มิต และ 3 มิติ ลักษณะของกราฟที่นิยมใช้กัน คือ กราฟแท่ง กราฟวงกลม กราฟเส้น และกราฟแท่งแนวนอน การสร้างกราฟโดยปกติใช้โปรแกรมสำเร็จรูป คือ ไมโครซอฟต์เอ็กเซล เพราะได้รวมเอาคุณสมบัติที่โดดเด่นของการสร้างกราฟไว้ครบถ้วน ทั้งยังสามารถโอนไฟล์ไปร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้

4. การออกแบบ

    การออกแบบ เช่น ออกแบบบ้าน ออกแบบกล่องใส่ปากกา-ดินสอ ออกแบบเสื้อผ้า ออกแบบโต๊ะ-เก้าอี้ เป็นต้น

การออกแบบด้วยคอมพิวเตอร์มีโปรแกรมสำเร็จรูปหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ เช่น โปรแกรม AutoCad โปรแกรมPhotoShop และโปรแกรม Freehand เป็นต้น   โปรแกรมประเภทนี้จะออกแบบหน้ากระดาษให้เป็นพื้นที่ว่าง ๆ และมีเครื่องมือสำหรับออกแบบไว้ให้ผู้ใช้งาน

สามารถนำเครื่องมือมาสร้างแบบเป็นรูปทรงต่าง ๆ ได้ตามต้องการ

5. การนำเสนองาน

    การนำเสนองานก็เป็นบทบาทอีกประเภทหนึ่งของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในชั้นเรียน กล่าวคือ เป็นการนำเสนองานที่ได้สร้างไว้แล้วจากโปรแกรมต่าง ๆ เช่น เอกสารจากโปรแกรม Word ตารางจากโปรแกรมตารางงาน แล้วนำมาเสนอแก่ที่ประชุมหรือเพื่อน ๆ ร่วมห้องให้ทราบโปรแกรมการนำเสนอที่ได้รับความนิยม คือ โปรแกรมไมโครซอฟต์ PowerPoint   ลักษณะของโปรแกรมประเภทนี้จะมีเครื่องมือช่วยให้ผู้ใช้สร้างภาพและตกแต่งสไลด์ได้อย่างสวยงาม ใส่ภาพเคลื่อน

ไหวและบันทึกเสียงประกอบการนำเสนอได้